Assistant·e de Gestion Administrative - Lorrain H/F - Fonction publique Territoriale

L'agent :
- Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité.
- Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences.
- Assiste le responsable dans l'organisation du travail du service.
- Assure l'interface entre les usagers, les services municipaux et les partenaires extérieurs.
- Contribue, par la qualité de son accueil, à l'image de proximité et de confiance portée par la collectivité auprès des administrés.

Activités techniques :

Accueil physique et téléphonique des usagers, orientation vers les services compétents ;

Conseil aux familles endeuillées, information sur la législation funéraire et le règlement du cimetière ;

Rédaction et mise en forme de courriers, notes et documents administratifs ;

Suivi de dossiers administratifs (concessions, enfeu, columbarium, inhumations, etc.) ;

Mise à jour des registres et des bases de données liées au service funéraire ;

Organisation logistique des réunions et gestion des agendas de l'équipe ;

Interface avec les services État civil, Police municipale et élus en charge des affaires funéraires ;

Réalisation occasionnelle d'états des lieux dans le cadre de baux commerciaux.

Classement, archivage, mise à disposition et diffusion des documents.

SAVOIR-FAIRE :

Réceptionner, filtrer, traiter et diffuser les informations en interne et à l'externe ;

Accueillir le public avec écoute, pédagogie et professionnalisme ;

Rédiger des courriers, comptes rendus et notes administratives avec clarté et précision ;

Utiliser les logiciels bureautiques et outils métiers (dont logiciel de gestion de cimetière) ;

Gérer les dossiers administratifs en respectant les échéances et les procédures ;

Travailler en transversalité avec d'autres services dans un esprit de coordination.

SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS :

Techniques de secrétariat, bureautique et gestion documentaire ;

Procédures administratives propres aux collectivités territoriales ;

Législation funéraire, fonctionnement des cimetières communaux ;

Méthodes de classement, d'archivage et de suivi de dossiers ;

Acteurs institutionnels et partenaires du territoire (services municipaux, prestataires funéraires, familles) ;

Cadre de proximité : connaissance du territoire et sens du service aux administrés ;

Outils de planification, tableaux de suivi, indicateurs d'activités.

SAVOIRS GÉNÉRAUX :

Fonctionnement d'une collectivité de petite taille et des services municipaux ;

Maîtrise des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Outlook) ;

Techniques de communication interpersonnelle et d'écoute active ;

Règles de discrétion professionnelle et confidentialité des données ;

Capacités rédactionnelles et orthographiques solides ;

Gestion du stress et des situations délicates (relation avec les familles en deuil notamment).

• Secrétariat
• Logiciels bureautiques
• Capacité d'écoute
• Compétences administratives
• Compétences rédactionnelles