Secrétaire de Direction - Lorrain H/F - 64

* Organise la vie professionnelle du directeur, des cadres du service technique et de l'élu référent.

* Gère l'agenda, les déplacements et les rendez-vous du cadre en fonction des priorités.

* Assure une relation de confiance avec les collaborateurs et les interlocuteurs externes.

* Prend en charge l'organisation des réunions et rédige les comptes rendus.

* Anime l'équipe administrative, impulse une dynamique de groupe et développe les compétences des collaborateurs.

* Organisation et suivi des activités du cadre et du service :

o Organiser et planifier les rendez-vous, déplacements et réunions du cadre ou de l'élu.

o Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.

o Assurer le suivi des projets et activités de la direction.

o Renseigner des tableaux de suivi et intégrer les priorités du service dans les activités quotidiennes.

* Encadrement et animation de l'équipe administrative :

o Motiver l'équipe et impulser une dynamique de groupe.

o Développer les compétences des collaborateurs et fixer des objectifs en lien avec les autres cadres du service.

* Travaux bureautiques :

o Réaliser et mettre en forme des documents administratifs : courriers, procès-verbaux, rapports, convocations.

o Organiser le classement et l'archivage des documents (papier et numérique).

o Effectuer des mailings et des saisies de documents divers.

* Accueil et gestion des relations publiques :

o Accueillir le public (physiquement et par téléphone), renseigner les interlocuteurs et assurer la transmission des messages.

o Adaptez le discours en fonction de l'interlocuteur et diriger les demandes vers les bons services.

Activités spécifiques :

* Contribuer à l'élaboration et la réalisation des actions de communication, tant en interne qu'en externe.

* Assurer la gestion du courrier et le lien avec les ressources humaines.

* Coopérer avec les partenaires internes et externes à la collectivité.

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Savoir-faire

* Compétences techniques :

o Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, dactylographie, écriture abrégée).

o Connaissances des outils et logiciels bureautiques (à préciser).

o Maîtrise des techniques de communication internes et externes.

o Gestion et organisation du temps, gestion de l'agenda, et planification des activités.

o Connaissances des principes de comptabilité analytique et des outils de suivi.

* Compétences spécifiques :

o Suivi des projets et activités en lien avec la direction.

o Prise en charge de la communication et du secrétariat pour le cadre ou l'élu.

o Gestion des relations avec les partenaires internes et externes.