Les missions du poste
L'unité de coordination administrative et de gestion financière assure la gestion quotidienne de proximité des agents du service PACT: ressources humaines, gestion du temps, support de l'organisation de l'activité et du courrier, informatique. Elle assure le suivi de la gestion financière, et organise les emplois du temps des paysagiste et architecte conseils de l'Etat.
Activités principales:
Gestion administrative:
- Assister le chef du pôle Aménagement Durable des Territoires et les unités du pôle, mettre en place et assurer le suivi des tableaux de bord des activités du pôle.
- Assurer l'accueil et les réponses de premiers niveaux, renseigner les pétitionnaires, collectivités et autres partenaires (téléphone et par courriel)
- Gérer les agendas de la cheffe de service et de ses adjoints
- Mettre en forme les courriers du service PACT
- Gérer le courrier entrant et sortant et les e-parapheurs
- Assurer l'archivage papier et électronique
- Mettre en forme et valoriser des supports bureautiques
- Apporter une assistance à la préparation des réunions et au montage des dossiers
- Participer à la gestion administrative du personnel du service (aide à l'organisation des formations, demandes de télétravail, gestion des absences...)
- Gérer les états de frais de déplacements
- Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service
- Assurer l'intérim et la continuité de service du CAGF, y compris physiquement à Basse-Terre.
Gestion financière:
- Initier les demandes d'achats
- Gérer la relation fournisseur
- Appui au chef d'unité CAGF pour le suivi de l'exécution de la dépense
Relations internes et externes:
- Services et missions métiers de la DEAL971, dont le secrétariat de direction, les CAGF et responsables des autres services
- Secrétariat Général Commun de la préfecture
- Centre de Services Partagés Interministériel
Le profil recherché
Compétences recherchées:
- Maitrise des outils bureautiques
- Maitrise des techniques et procédures comptables et administratives
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Bonne connaissance de la fonction publique
Savoir-être:
- Discrétion et probité
- Être organisé.e et rigoureux.se
- Avoir un bon relationnel, le sens du travail en équipe
- Proactivité, force de proposition