Responsable Fonctionnel des Métiers de la Formation H/F - Service Public

Le challenge

L'administration centrale de l'UPPA est organisée en 7 pôles, au sein duquel le pôle Formation et Vie Étudiante (pôle FVE) regroupe 7 services centraux et généraux sur les deux champs d'activités que sont la formation et la vie étudiante. La direction des enseignements et de la vie étudiante est composée de 21 personnels administratifs (2IGR, 5 IGE, 1 ASI, 6 TECH et 7 ATRF), organisée actuellement en 4 services. La DEVE est placée sous l'autorité de la Direction Générale Déléguée au Pôle Formation Vie Étudiante.

Sous la responsabilité directe de la directrice des enseignements et de la vie étudiante, le / la responsable fonctionnel des métiers de la formation a pour principale mission de garantir la mise en oeuvre des processus métiers de la formation, au sein de l'UPPA, en veillant à leur conformité aux procédures et documents de cadrage, dans une démarche d'amélioration continue des processus de gestion.
A cet effet, le / la responsable fonctionnel renforce le réseau des métiers de la formation, en le structurant et en coordonnant les actions, selon une dynamique projet, permettant une mobilisation des acteurs concernés.
Dans le cadre du futur déploiement du système d'information Pégase dans les collèges et composantes internes de formation, il/elle construit et fédère le réseau des référents Pégase, en lien avec la direction et la cheffe de projet.

Les activités principales

En étroite collaboration avec la direction adjointe, les responsables de service de la DEVE et les acteurs de la formation:

Garantir la déclinaison opérationnelle de la réglementation et des documents de cadrage de la formation, dans les collèges et composantes internes de formation

- Structurer la stratégie d'animation du réseau d'acteurs des métiers de la formation (collèges et composantes)en cohérence avec le calendrier des campagnes de formation ;

- Inscrire une démarche de contrôle et d'amélioration continue au niveau du réseau ;

- Organiser le partage des pratiques et la diffusion de l'information métier.

Intégrer et fédérer le réseau d'acteurs des métiers de la formation, notamment dans le déploiement de Pégase et les évolutions du système d'information de la formation

- Mettre en place le réseau des référents fonctionnels Pégase dans les collèges et composantes internes de formation, avec les directions partenaires le cas échéant;

- Mobiliser ce réseau d'acteurs pour définir les besoins fonctionnels alimentant la construction de l'outil et coordonner le recettage fonctionnel;

- Rendre compte à la direction du projet Pégasede l'avancée des travaux qu'il / elle supervise au regard du planning projet;

- Représenter ce réseau des référents fonctionnels Pégase dans le projet ;

- Accompagner le réseau, dans la mise en oeuvre des évolutions des outils de scolarité.

Piloter l'amélioration continue des processus de gestion des métiers de la formation

- Cartographier les processus des métiers de la formation, les analyser et identifier les points de fragilité ou de complexité ;

- Proposer à l'arbitrage des pistes d'harmonisation et de simplification et s'assurer de la mise en oeuvre opérationnelle des décisions.

- Identifier les risques et veiller à la sécurisation des campagnes de formation.

- Animer ou participer aux groupes de travail liés à l'intégration des grands projets impactant la formation.

Ce poste est fait pour vous si

Vous êtes:

Titulaire d'un diplôme de niveau Bac +5

Vous possédez:

Une expérience confirmée en matière d'accompagnement, de déploiement et de pilotage de projets.

Une expérience dans l'animation de réseau ou de groupe de travail

Vous maîtrisez:

Les processus idéalement ceux des métiers de la formation

Les techniques de management transversal, d'animation réseau

La démarche qualité, d'amélioration continue des processus de gestion

Vous êtes en capacitéde :

De fédérer un réseau d'acteurs

De synthétiser les usages et besoins métiers

Analyser une situation complexe et identifier les leviers d'amélioration

De tenir un rôle de conseil et d'aide à la décision dans des environnements complexes

Elaborer et mettre en oeuvre des plans d'actions au regard d'objectifs pour la direction

De gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion contraint

D'avoir d'excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles

Compétences et aptitudes requises :

Capacité de dialogue, excellent sens du relationnel

Prévenir et gérer les conflits et situations sensibles

Capacité de conceptualisation et force de proposition

Capacité de prospective

Rigueur, fiabilité

Réactivité

• Sens du relationnel
• Amélioration continue
• Conduite de projet
• Qualité fédératrice
• Management transversal
• Contrôle qualité
• Gestion des conflits
• Force de proposition
• Réactivité