Agent de la Brigade de Remplacement Catégorie c H/F - Universite de Pau et des Pays de L'adour

Poste proposé aux agents titulaires de la fonction publique et aux agents contractuels (CDD de 12 mois)

Le challenge

La personne recrutée sera affectée à la Direction des Ressources Humaines et occupera le poste de Brigadiste. Autonome et curieux, le/la brigadiste est positionné(e) au sein de structures devant faire face à un surcroît d'activité ou à une difficulté RH ponctuelle. Ses compétences dans le domaine de la gestion administrative et de la comptabilité seront fortement appréciées afin d'apporter un soutien de qualité aux équipes accueillantes. Bien que déployé auprès d'équipes différentes pour des missions courtes voire de moyenne durée, le/la brigadiste est un membre à part entière de la Direction des ressources humaines qui s'attache à accompagner les membres de la brigade tout au long des missions confiées.

Les activités principales
Assurer l'accueil physique et téléphonique, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes ;
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier ;
Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs.), les reproduire et les diffuser ;
Retranscrire des informations orales à l'écrit ;
Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines.) ;
Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure ;
Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés ;
Participer au suivi de données financières (recettes, dépenses.) ;
Contribuer à l'exécution la dépense et la recette ;
Recueillir, traiter et diffuser les informations internes et externes nécessaires au fonctionnement de la structure ;
Classer et archiver des documents ;
Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes ;
Appliquer la réglementation en vigueur dans son domaine d'activité.
Conditions particulières d'exercice :
Possibilité de service partagé entre plusieurs structures ;
Amplitude horaire importante éventuelle selon le calendrier

Ce poste est fait pour vous si

Vous êtes :

Titulaire d'un diplôme de niveau CAP/BEP (niveau 3) ou équivalent

Vous possédez :
Une première expérience en gestion administrative ou en secrétariat, idéalement au sein d'une administration publique ou d'un établissement d'enseignement supérieur ;
Une connaissance de l'environnement et des réseaux professionnels de l'université serait un plus.
Une bonne connaissance de l'environnement administratif et technique de l'enseignement supérieur français et du domaine universitaire.

Vous maîtrisez :
- Les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie) et la culture internet
- Les techniques d'accueil téléphonique et physique
- Les techniques d'élaboration de documents
- Les techniques de communication
- Les règles d'enregistrement, de classement et d'archivage des documents

Vous êtes en capacité :
D'accueillir le public, de prendre des messages et de rendre compte
De rédiger des documents simples
D'utiliser et de prendre rapidement en main les logiciels spécifiques à l'activité
De travailler en équipe et de faire preuve de sens relationnel
D'organiser votre travail et de faire preuve de réactivité
De vous adapter rapidement à un nouvel environnement

Experience: 24 Mois

Compétences: Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de curiosité, d'ouverture d'esprit : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement de texte
• Sens du relationnel
• Tableur
• Logiciels bureautiques
• Archivage des données
• Techniques de communication
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité