Secrétaire Ddarj Sar et Assistant de Formation - Sar de la Cour d'Appel de Pau H/F - Direction des services judiciaires - CA PAU

Le service administratif régional met en oeuvre la politique de gestion régionale définie par les chefs de cour en matière budgétaire, de ressources humaines des personnels du ressort, de formation des fonctionnaires, d'informatique et de patrimoine immobilier. Composition et effectifs du serviceLe service administratif régional est composé de 43 agents répartis entre la direction, le pôle moyens (service budgétaire, service informatique et pôle technique), le service des ressources humaines (ressources humaines et formation) et les agents placés : 3 DSG placés, 2 cadres greffiers placés, 7 greffiers placés et 4 adjoints administratifs placés.Votre hiérarchieMadame Géraldine MOURAAS, directrice déléguée à l'administration régionale judiciaire et Monsieur Henri-Ferréol BILLY, responsable de la gestion de la formation.Vos interlocuteurs métiers- Les agents du SAR- Les Directeurs de greffe des juridictions du ressort- L'ensemble des personnels des tribunaux du ressort, de la cour d'appel et du SAR (magistrats, fonctionnaires, auxiliaires)- Le DRHAS
Vos activités principalesAssistant de la formation1. Participation à l'analyse des besoins et à la conception des actions de formation pour les formations transversales (management, ressources humaines, hygiène, santé et sécurité au travail, préparation aux concours...) et les corps communs (SA, attachés, adjoints administratifs et techniques) et les agents contractuels, - aide à la gestion des FIO2. Analyse des offres reçues (appels d'offre ou renouvellement de marché public) conjointement avec le RGF3. Suivi administratif et informatique de la formation des agents du ressort de la Cour d'appel4. Mise à jour du calendrier du service formation (notamment en ligne) et du tableau de suivi incluant les différents dispositifs de formation - mise à jour de l'espace intranet du service formation5. Saisie et suivi des formations sur l'applicatif dédié : HaRmonie Formation (LSO) et Mentor6. Édition des documents relatifs aux formations, réservation et préparation de la salle7. Diffusion des supports de formation aux participants8. Ouverture et clôture des formations9. Envoi des évaluations aux formateurs10. Suivi de la formation initiale des adjoints administratifs et techniques, des secrétaires administratifs et des contractuels11. Mise en oeuvre du circuit budgétaire via CHORUS (saisie des demandes d'achat et du service fait)12. Etablissement et suivi des statistiques notamment via IRHIS13. ArchivageSecrétariat DDARJ/SAR1/ Secrétariat :-Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs, gérer les agendas-Standard téléphonique-Préparer les réunions et rédiger les comptes rendus-Élaborer des documents administratifs et les dossiers-Réceptionner et traiter le courrier-Procéder au classement et à l'archivage des documents et des dossiers-Action sociale : Diffusion des offres de logement au ressort, transmission des offres de l'ASCMJ, de la SRIAS, du crédit social des fonctionnaires, Gestion du programme 310 (séjour enfant, enfant en situation de handicap et restauration administrative)-Etablissement des cartes professionnelles des conciliateurs, des assesseurs TPE, des contractuels et des fonctionnaires2/ Service support et logistique :- prendre en charge les aspects logistiques (copieurs ...)- gérer les plannings de réservation (salles ...)- gérer les fournitures, badges d'accès, les clés ...- saisie des demandes d'achat et des services faits dans chorus formulaires- commandes par carte achat,- assurer l'entretien du véhicule du service,3/ Assurer le service ressources humaines du SAR (arrêt maladie, badgeuse, communication des notes et circulaires, DIADEM ...)RIFSEEP 31 poste susceptible d'être vacant

ConnaissancesApplicatifs métiersCircuits administratifsOrganisation judiciaire et administrativeOutils bureautiquesOutils de communicationStatut général de la fonction publique et statuts particuliersRéglementation des marchés publicsRègles budgétaires et comptablesSavoir-faireAppliquer les textes législatifs et réglementairesMaîtriser les rédactions particulières à l'emploiMaîtriser les techniques de classement et d'archivageMaîtriser les techniques d'accueil physique et téléphoniqueMaîtriser les techniques de communicationAlimenter les tableaux de bord et statistiquesOrganiser sa charge de travailTravailler en équipeSavoir-êtreEtre à l'écouteEtre réactifFaire preuve de discrétion Faire preuve de rigueur Savoir faire preuve de rigueurAvoir le sens des relations humainesRendre compte et apporter une aide à la décisionAvoir le sens de l'organisationEtre autonome

• Statistiques
• Gestion de l'emploi du temps
• Analyse des besoins
• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Rédaction d'appel d'offres
• Chorus
• Compte-rendu
• Capacité d'écoute
• Techniques de communication
• Traitement du courrier
• Formation du personnel
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Sens de l’organisation