Chargé d'Accueil - Commune d'Oloron-Sainte-Marie H/F - Communes

Sous l'autorité de la Responsable du service Population, au sein de la Direction Générale des Services, vous aurez à assurer les missions suivantes :Accueil physique et téléphonique du publicRenseignement et orientation du publicGestion et affichage d'informationsGestion de ressources internesAccueil physique et téléphonique du public :Accueillir le public,Prendre des messages et les relayer aux services concernés,S'exprimer clairement et reformuler les demandes quand nécessaire,Faire preuve d'une qualité d'écoute pour favoriser l'expression de la demande,Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,Appliquer les règles de communication et de protocole,Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous,Gérer les situations de stress et réguler les tensions,Réagir avec pertinence aux situations d'urgence,Conserver neutralité et objectivité face aux situations,Adapter son intervention aux différents publics,Gérer un système de mesure de la fréquentation,Réguler l'entrée des visiteur.es et groupes et surveiller les accès,Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité.Renseignement et orientation du publicIdentifier et gérer la demande et son degré d'urgence,Gérer le planning de réservation des salles et des matériels,Orienter vers les personnes et services compétents,Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité,Organiser les rendez-vous des permanences d'huissiers, notaires et avocats,Délivrer des documents administratifs,Aider à rédiger des documents administratifs.Gestion et affichage d'informationsPrésenter des documents d'information et de communication (gestion des présentoirs),Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services,Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations.Gestion de ressources internesAssurer la suppléance de l'agent.e en charge du courrier,Gérer le planning de réservation des véhicules de l'Hôtel de Ville,Assurer le classement et l'archivage des dossiers,Réceptionner les colis.

SAVOIR & SAVOIR-FAIREExpérience en accueil du public, idéalement en collectivitéFormation administrative de niveau CAP, Bac Pro, Bac ou équivalentOrganisation, organigramme de la collectivité, organismes extérieurs en relation avec la collectivitéProcédures de transmission des demandesDroits et obligations des usager.esMaîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique ainsi que des règles de communicationMaîtrise du fonctionnement d'un standard téléphoniqueBonne expression orale et écriteTechniques de médiation et négociationTechniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)Techniques de capitalisation et de classement de documentsTechniques de recherche d'information et de gestion de planningPratique de langues étrangères (anglais, espagnol)Sens de l'organisation et rigueur administrativeCapacité à gérer plusieurs sollicitations simultanémentCapacités rédactionnellesSAVOIR-ÊTREQualités relationnelles, discrétion professionnelle et sens du service publicAutonomie et capacité d'initiativeAptitude au travail transversal et partenarial, esprit d'équipe

• Sens du relationnel
• Anglais
• Accueil de la clientèle
• Autonomie
• Pro-activité
• Espagnol
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Prise de note