Secrétariat et Appui au Service H/F - Service Public

Le poste d'assistant administratif est rattaché au service Urbanisme et Risques de la DDTM desPyrénées-Atlantiques, comprenant 28 agents et chargé du portage des politiques de l'État enmatière de :- développement et aménagement durable, planification urbaine ;- prévention des risques naturels et technologiques ;- transports et déplacements ;- instruction des autorisations d'urbanisme pour l'État et les collectivités ;- liquidation des taxes d'urbanisme. Il est constitué de 4 unités à Pau et d'un pôle territorial à Bayonne. Le poste d'assistant administratif est au coeur du fonctionnement du service. En lien étroit avec le chef de service et l'ensemble de l'équipe, l'agent veille à la bonne organisation du travail quotidien : préparation des réunions et des commissions, gestion de l'agenda, contact avec les partenaires, suivi des dossiers, accueil et information du public. Ce poste requiert de la rigueur, le sens du contact et le goût du travail en équipe. Polyvalent et impliqué, l'assistant contribue directement à la qualité du service rendu et au bon fonctionnement collectif. Intégré pleinement à l'équipe, l'agent est en lien constant avec les autres membres de l'équipe.
Les principales missions sont :- l'appui direct aux différentes unités du service : organisation de réunions, suivi du courrier,pré-tri des dossiers ;- la participation aux réunions de suivi des dossiers ;- la gestion de la boîte aux lettres numérique ;- la prise de RDV pour les commissions administratives suivies par le service ;- la pré-instruction en matière de droit des sols : préparation des dossiers, lister lescontraintes pour l'instructeur à l'aide d'un logiciel métier ;- les prises de contact avec les interlocuteurs extérieurs au service ;Secrétariat et organisation administrative :- gérer la prise de rendez-vous pour les réunions, en lien avec les unités, et préparer lesinvitations le cas échéant ;- gérer la boîte électronique fonctionnelle du service ;- suivre proactivement les délais sur les avis et procédures à enjeu ;- assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du service ;- organiser la logistique interne : fournitures, réservation de salles, préparation des réunions ;- suivre les congés du service pour le compte du responsable ;- assurer l'archivage papier et électronique des courriers et documents traités ;- tenir à jour un tableau de suivi des courriers et documents transitant au sein du service ;- préparer, mettre en forme et transmettre les courriers à signature (direction, préfet) ;- mettre à jour et organiser les archives du service,- participer à la réorganisation du serveur.Appui aux unités et missions métiers- Organisation de réunions- Préparation de courriers, de réponses- Tri des dossiers papier et numériques sur le serveur- Secrétariat de différentes commissions suivies par le service (CDNPS, campings, etc.)- réaliser un pré-tri des dossiers ADS (autorisations du droit des sols) et assurer l'intendance des dossiers avant leur entrée dans le circuit d'instruction ;- réaliser l'instruction de certains dossiers ADS;- le suivi des dossiers liés à la fiscalité de l'urbanisme: boîte aux lettres, suivi du tableau des dossiers, routage des demandes vers les interlocuteurs, gestion proactive.Vous serez placé sous l'autorité du responsable du service.Contacts internes :- Liaisons fonctionnelles internes ;- Chefs d'unité ;- SGCD ;- Autres services de la DDTMCollaborateurs réguliers :- Agents et cadres- Relations avec l'extérieur ;- Les services de la Préfecture ;- Les services de l'État ;- Les acteurs de l'aménagement et bureaux d'études ;- Les usagers et les élus, collectivités.

Compétences et connaissance attendues :- Connaissances administratives générales (fonctionnement des services et des collectivitésterritoriales) ;- Connaissances dans les domaines de l'aménagement et du développement durable(urbanisme, environnement, logement, risques, etc.).Savoir faire :- Suite office ;- Gestion de la boîte de courrier électronique;- Suivi proactif de dossiers à l'aide de tableaux;- Capacité d'organisation.Savoir être :- Sens des relations humaines ;- Volonté de constituer un collectif ;- Aptitude à travailler en équipe et à partager les informations.Volonté, sens du service de l'État, travail en équipe, capacité d'organisation, ainsi quel'appétence pour les relations humaines sont des qualités recherchées pour ce poste.

• Développement durable
• ADS
• Travail en équipe
• Droit fiscal
• Routage
• Pro-activité
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier