Instructeur - Instructrice Gestionnaire de Dossiers - Collectivite Territoriale de Martinique H/F - Etablissements publics locaux

Placé(e) sous l'autorité du chef-fe de service Aides Réhabilitation et Construction, vous serez chargé d'expliciter la demande de l'usager, d'expliquer les démarches et de l'orienter le cas échéant vers les services compétents.

Missions
Expliciter la demande de l'usager, expliquer les démarches et l'orienter le cas échéant vers les services compétents
Accompagner les services dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais
Présenter les dispositifs et les modalités d'accompagnement de la demande
Remettre ou transmettre les formulaires et les notices explicatives nécessaires à l'instruction de la demande
Instruire les dossiers de financement des opérateurs sociaux
Assurer un rôle de conseil, d'information aux opérateurs pour lesquels des opérations sont à financer ou ont été financées

Activités
Mise en oeuvre / pérennisation des outils de suivis
Contrôler les pièces constitutives d'un dossier
Conduire une analyse technique du dossier de demande et synthétiser les avis recueillis
Rédiger la fiche technique et formaliser les documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant des autorités consultatives ou décisionnelles (projet rapport)
Mettre à jour les fichiers et registres d'instruction
Instruire les acomptes et soldes
Contrôler le respect des obligations réglementaires et la conformité des réalisations et déclencher les procédures de régularisation
Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction
Centraliser les dossiers et préparer les dossiers des commissions Effectuer un pré contrôle de légalité

Mettre en place un système de contrôle des ordres de service
Classer et archiver les dossiers

Compétences requises
Savoirs socioprofessionnels
Connaître les instances, processus et circuits de décision de la Collectivité
Procédures de gestion et d'instruction administratives
Normes juridiques
Procédures de contrôle Tableaux de bord et indicateurs
Droit administratif, procédures de recours et contentieux administratifs
Actes et écrits administratifs
Règles de classement et d'archivage
Techniques et outils de planification
Logiciels métiers
Rédiger et envoyer les courriers (demandes de pièces complémentaires, rejets, attribution, motif de rejet...)
Paiement des subventions ( Plan MARCHAL) pérennisation de cette compétence si octroi d'une prime ou mise à jour indemnité de salaire)

savoir-faire
Rôles et attribution des différents services et opérateurs des procédures d'instruction
Techniques d'accueil et d'écoute active
Techniques rédactionnelles
Techniques de régulation de conflit
Communication orale et écrite
Anticiper un risque
Rédiger des comptes rendus

savoir-être
Sens du service public et de l'organisation
Sens des responsabilités
Faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle
Capacité à rendre compte à bon escient
Être rigoureux et efficient
Avoir l'esprit d'équipe
Capacité d'adaptation
Être autonome

Conditions d'exercice
Spécifité du poste
Temps de travail : 38h30 / Temps complets
Large autonomie

Moyens mis à disposition
Formations sécurité liées au poste :
Ordinateur PC, Téléphone professionnel

• Rigueur et méthode