Les missions du poste
Assurer l'appui administratif, organisationnel et relationnel du Maire.
- Gestion de l'accueil physique, téléphonique du public (renseigner le public, identifier ses attentes, et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, réorienter au besoin, prendre les messages de façon détaillée, transmettre les messages téléphoniques et les courriels)
- Gestion de la tenue de l'agenda du Maire (organisation, planification et suivi des prises des rendez-vous avec les administrés, transmission et suivi des requêtes)
- Réalisation et mise en forme des travaux de bureautique (courriers, notes, Comptes rendus etc.) / Suivi et classement
- Gestion du courrier (réception, ouverture, enregistrement des courriers et courriels ; mise à jour des coordonnées des expéditeurs, répartition des courriers par service)
Effectuer le classement et l'archivage
- Gestion de l'agenda d'occupation de la salle des délibérations, planification, suivi des différentes réunions, des permanences d'intervenants extérieurs
- Suivi des parapheurs mis à la signature
- Gestion des déclarations de Meublé de Tourisme en Mairie puis transmission au Service Fiscalité de la CAESM
- Gestion des protocoles évènementiels
Le profil recherché
Connaissances techniques et savoir faire :
Maîtrise des logiciels de bureautique, du logiciel de traitement du courrier DOTELEC et des Nouvelles Technologies de l'Information et la Communication (NTIC)
Capacité rédactionnelle, maîtrise de l'orthographe, de la grammaire
Sens du service public. Accueillir le public sur place, par téléphone
Connaissances des procédures administratives, des compétences de chaque service de la ville, Filtrer et orienter les informations.
Savoir-être et compétences relationnelles :
Sens de l'accueil et de la communication
Discrétion, confidentialité, rigueur, ponctualité
Sens de la responsabilité et de l'anticipation, réactivité
Esprit d'analyse, de synthèse, d'initiative
Capacité d'adaptation, méthodologie
Esprit d'équipe, capacité d'écoute
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Capacité d'écoute
- Gestion des rendez-vous
- Compétences rédactionnelles
- Traitement du courrier