Responsable du Secretariat General - Diamant H/F - Communes

Placé (e) sous la responsabilité directe de la Directrice Générale des Services.

Suivre les dossiers confiés par la Directrice générale des services
o Elaborer des tableaux de bord de suivi
o Aider à l'instruction des dossiers de demandes de subventions
Assurer la fonction d'interface entre les différentes directions, services internes et externes
Organiser le traitement et la diffusion des informations
Organiser les réunions, rédaction des comptes-rendus et tenue de l'agenda-
Assurer l'accueil physique et téléphonique
Effectuer l'enregistrement et la gestion du courrier « Arrivé » et « départ » du service. Coordonner et sécuriser le circuit des parapheurs soumis à la signature de l'autorité territoriale
Assurer avec la Direction Générale :
o le suivi des commissions, bureaux et conseils municipaux
o la préparation, la gestion, le suivi des conseils municipaux jusqu'à la transmission des actes de façon dématérialisée au contrôle de la légalité
Assurer le suivi de la tenue des registres des délibérations et arrêtés
Assurer le récolement des actes administratifs (arrêtés, délibérations)
Produire et assurer les tâches de secrétariat
Effectuer des recherches de documents pour assurer la veille juridique
Classer et archiver les documents

Discrétion professionnelle
Rigueur
Capacité à travailler en équipe
Faire preuve d'initiative dans le cadre de ses missions
Faire preuve de réactivité
Faire preuve de disponibilité

Bonne connaissance des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Bonne connaissance des techniques et outils de secrétariat
Maîtrise de l'environnement des collectivités territoriales
Bonne connaissance des règles d'élaboration des actes administratifs
Grand sens de l'organisation
Elaborer des tableaux de bord, outils de planification
Maîtrise des principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu
Avoir de bonnes qualités de rédaction
Être capable de distinguer et de prioriser les urgences