Assistant Polyvalent - Centre de Formation H/F - Strategie Multimedia

Dans le cadre du renforcement de notre équipe, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif (ve) polyvalent(e) afin d'assurer le bon fonctionnement administratif, logistique et opérationnel de notre centre.

Vos missions principales

- Gestion administrative & affichage réglementaire
Mise en place, suivi et actualisation des affichages obligatoires
Gestion et classement des dossiers administratifs des intervenants internes et externes.
Suivi des dossiers après contrôle.
Mise à jour des tableaux de suivi.
Transmission des informations et documents aux services concernés.
Classement physique et numérique des dossiers.

- Logistique & gestion des stocks
Suivi et commandes des consommables :
Organisation des pauses café
Coordination des repas des stagiaires : collecte des menus, saisie des choix, envoi des commandes au prestataire, archivage des justificatifs.

- Maintenance & gestion des prestataires
Coordination des petits travaux (plomberie, électricité, maintenance divers).
Suivi des interventions techniques.
Suivi de l'entretien courant des équipements (machine à café, climatisation, extincteurs, portail).
Tenue du registre de sécurité.
Suivi des prestations de nettoyage.
Transmission mensuelle des éléments pour facturation.
Coordination avec les prestataires extérieurs (jardinier, entretien espaces extérieurs).
Gestion des dysfonctionnements
Signalement et suivi des incidents : téléphonie, électricité, eau

- Caisse & comptabilité administrative
Tenue quotidienne de la caisse.
Saisie des dépenses.
Contrôle de caisse en fin de mois.
Archivage des justificatifs.
Gestion des remises de chèques et bordereaux bancaires.
Courrier & facturation
Gestion du courrier entrant et sortant.

- Expéditions & colis
Préparation des bordereaux d'expédition.
Suivi des envois et archivage des documents associés.

Experience: 12 Mois - Sur poste similaire

Compétences: Assurer la gestion administrative d'une activité,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Conseil en systèmes et logiciels informatiques

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.

• Classement des dossiers
• Traitement du courrier