Assistant de Direction Générale Adjointe - Cacem H/F - 97

Sous l'autorité de la Directrice Générale Adjointe, l'Assistant(e) de Direction Générale Adjointe sera chargé(e) d'assurer les missions usuelles d'assistanat de la Direction Générale, de coordonner et d'optimiser l'activité de celle-ci en lien avec les interlocuteurs internes et externes.

M1-Assurer l'accueil et le secrétariat de la Direction Générale Adjointe
Gère l'agenda et les priorités du DGA
Traite le courrier arrivé via la plateforme dématérialisée DOTELEC et assurer la ventilation des documents « papier »
Prépare les dossiers et activités de la Directrice Générale Adjointe
Planifie, organise et assure un suivi des réunions de « direction », des « encadrants» et de la « DGA » (ordre du jour, convocations). Veille à la mise en place de la logistique, (réservation de salles, accès parking, accueil des participants etc.).
Prend des notes et rédige les comptes rendus
Rédige des notes et des courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers,
Réalise des tableaux de bords
Organiser l'archivage des documents
Met à jour le calendrier des événements pour la DGA sur l'intranet « Colibri »
M2-Accompagner la DGA dans l'exercice et le pilotage des projets relevant de son domaine de compétence
Contribue à la circulation de l'information et aux échanges avec les directeurs, chefs de services ou autres personnes concernées par le projet
Participe en qualité de « cheville ouvrière » à toutes les phases d'un projet (initialisation, préparation, réalisation, clôture)
Réalise la synthèse des documents/dossiers fournis par le DGA sur support Powerpoint
Gère les évènements spécifiques (journée cohésion etc.)
Réalise des tableaux de bords de pilotage et procède au retour des dossiers ou actions à mettre en oeuvre aux personnes concernées.
M3-Gérer les déplacements professionnels des agents
Réserve les titres de transport par voie aérienne et/ ou ferroviaire
Réalise les formalités administratives (ordre de mission, Bon individuel de transport)
Réalise les formalités budgétaires (bon de commande, engagement)
Assure un suivi budgétaire et veille à la bonne consommation des crédits dédiés aux déplacements professionnels « agents »
Rédige des certificats administratifs pour clarifier une dérogation
Met à jour la politique voyages en fonction de l'évolution de la règlementation
Participe à l'élaboration du cahier des charges pour le renouvellement du marché titres de transport
Réalise le bilan de la gestion des déplacements professionnels
Traite les demandes de remboursement de frais de mission des agents de la DGA, en lien avec la cellule paye.