Secrétaire Pédagogique H/F - 64

Ce poste s'adresse aux agent titulaires de la fonction publique et aux agents contractuels (CDD de 12 mois)

La personne recrutée sera affectée au Centre de Ressources en Langues, pôle Institut d'Etudes Françaises pour Etudiants Etrangers (IEFE).

Le Centre de Ressources en Langues (CRL) permet, en lien avec les collèges de l'établissement, de mettre en oeuvre la politique de l'université dans le domaine des langues dites LANSAD (Langues pour Spécialistes d'Autres Disciplines). Le CRL est composé de 3 pôles :
- Pole Institut d'Etudes Françaises pour Etudiants Etrangers (IEFE)
- Pôle Anglais
- Pôle Espagnol et autres Langues

Le pôle IEFE assure à destination d'étudiants étrangers, des cours de langue et de civilisation française (DU et formations courtes) et des cours de soutien linguistique auprès d'étudiants inscrits dans une des formations de l'UPPA ainsi des certifications. L'IEFE accueille environ 500 étudiants par an (tous cours confondus) et compte une quinzaine d'enseignants et 2 secrétaires.

Les missions principales

1. Mission pédagogique d'accueil, de conseil et suivi des étudiants : accueil, présentation de l'offre de formation, inscription pédagogique des étudiants, gestion des emplois du temps, suivi des paiements.

2. Mission d'appui technique pour les enseignants et l'administration : saisie des emplois du temps, des groupes, Intervention dans APOGEE (IP, notes, structures.), gestion des certifications et appui technique en vue de l'élaboration de différents documents d'information.

Les activités principales

- Accueillir et informer les étudiants étrangers sur l'offre de formation et les démarches à suivre.
- Gérer les différentes étapes des inscriptions administrative et pédagogique.
- Mettre en place l'organisation des examens de l'IEFE.
- Assurer l'actualisation du site de l'IEFE et des réseaux sociaux.
- Gérer les commandes des fournitures administratives.
- Gérer la facturation.
- Gérer les certifications.
- Apporter un soutien administratif à l'équipe pédagogique.
- Gérer les réservations de salles.

Ce poste est fait pour vous si

Vous êtes :
Titulaire d'un diplôme de niveau III

Vous possédez :
- Une solide expérience dans la gestion des missions de secrétariat.
- Une expérience dans le milieu universitaire ou scolaire : organisation générale et le fonctionnement d'un établissement et de ses composantes.
- Une expérience à l'international et/ou dans le milieu multiculturel.

Vous maîtrisez :
- Les techniques de gestion administrative et de secrétariat.
- L'anglais vous permettant d'échanger avec aisance avec des interlocuteurs étrangers à l'oral comme à l'écrit (B2 minimum). Parler éventuellement une autre langue étrangère sera un atout.
- La conception et la réalisation de supports de communication adaptés à un public international.

Vous êtes en capacité :
- De travailler en équipe.
- De vous adapter à un nouvel environnement.
- De vous adapter à un public international et multiculturel.
- D'être force de proposition.