Assistant·e de Direction - Collectivite Territoriale de Martinique H/F - 64

Placé(e) sous l'autorité de la DGA Ressources Humaines

Missions

Assiste la directrice en termes d'accueil, de gestion, de suivi des dossiers et de communication d'informations
Assiste le responsable et/ou l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne de son travail
Assure la gestion des dossiers administratifs
Établis et ère les tableurs ou indicateurs de ilota e de la direction
Anime une équipe de secrétariat
Assiste le cadre dirigeant dans l'organisation quotidienne de son travail
Assure l'accueil physique et téléphonique
Assure l'interface avec l'interne et l'externe
Assure l'organisation, la préparation, le suivi et la prise de note des réunions
Contrôle la complétude des dossiers à soumettre à la signature du Président Gère l'agenda et organise les déplacements de la DGA RH
Gère les réservations de salles
Prends des notes et constitue des dossiers administratifs

Activités requises

Prends en charge des aspects logistiques de la fonction de Direction
Réalise et mets en forme les documents divers
Rédige et transmets les convocations
Rédige les courriers administratifs
Renseigne et actualise des tableaux de bord et base d'information
S'assure de la bonne syntaxe des documents
Saisie, met en forme, scanne des documents divers
Suis le courrier personnel et les affaires réservées
Synthétise et diffuse des informations
Traite des dossiers ponctuels
Traite et suit les logiciels de traitement du courrier
Traite les contacts du responsable : gestion de l'agenda, des déplacements, filtrage des interlocuteurs
Accueille et oriente le public
Réceptionner, trier et enregistres les courriers, courriels et télécopies
Renseigne le planning des congés
Traite et suivre les parapheurs et les logiciels de traitement du courrier
Trie, classe et archive les documents divers