Vaguemestre - Commune de Goyave H/F - 64

La mission principale est d'assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des usagers au sein de la collectivité. Il s'agit également de renseigner sur la plupart des démarches qui peuvent être effectuées en mairie. Aussi, effectuer la gestion de l'ensemble des parapheurs qui circulent en mairie ainsi que la gestion du courrier, le classement et archivage de tous les documents de la collectivité. Enfin, apporter un appui aux élus via des missions de conseils.

Assurer l'ouverture et fermeture des bâtiments publics
- Assurer l'ouverture et fermeture des bâtiments publics et annexes, des bureaux de la collectivité et des salles
- Recevoir des appels téléphoniques en dehors des horaires de l'hôtel de ville (permanence)
- Assurer la permanence de gestion des rendez-vous du Maire
- Contrôler des accès mairie - suppléer la police municipale (veiller à la bonne application des gestes barrières)

Transmettre des courriers
- Relever les courriers dans la boîte aux lettres
- Transmettre des parapheurs et courriers au sein de la collectivité
- Distribuer des courriers internes au sein des services
- Distribuer des courriers externes auprès des administrés et des administrations
- Affranchir le courrier /colis puis acheminer ce courrier /colis à la poste

Transmettre des parapheurs
- Acheminer des parapheurs auprès de l'autorité et des services
Réaliser des missions de reprographie
- Dupliquer et relier des documents
- Effectuer l'entretien du photocopieur

Assurer la gestion de l'affichage municipal
- Effectuer l'affichage des documents à l'hôtel de ville, au CCAS et à différents points de la commune
- Mettre à jour les tableaux d'affichage

Réaliser l'agencement des salles de réunion
- Agencer les salles de réunion
- Apporter un support logistique aux manifestations organisées par la ville
- Être à disposition lors des élections

Conduire le véhicule de service ou autre
- Distribuer les courriers aux administrés de Goyave
- Distribuer les courriers aux administrations externes à la ville de Goyave
- Transporter ponctuellement des personnes propres à la collectivité
- Contacter des prestataires pour l'obtention de devis (mise en concurrence)
- Livrer du matériel et des fournitures
- Réaliser des courses visées par le cabinet du Maire
- Alerter sur les dysfonctionnements du véhicule de service

Effectuer des missions protocolaires
- Gérer les drapeaux de la Mairie
- Gérer le stock alimentaire du PCS

Répond à toute autre demande ponctuelle de la hiérarchie ou s'inscrivant dans le cadre des missions