Assistant Administratif - Vacation H/F - 64

Les principales missions sont :

-l'appui direct aux différentes unités du service: organisation de réunions, suivi du courrier, pré-tri des dossiers;

-la participation aux réunions de suivi des dossiers ;

-la gestion de la boîte aux lettres numérique;

-la prise de RDV pour les commissions administratives suivies par le service ;

-la pré-instruction en matière de droit des sols: préparation des dossiers, lister les contraintes pour l'instructeur à l'aide d'un logiciel métier ;

-les prises de contact avec les interlocuteurs extérieurs au service ;

Secrétariat et organisation administrative:

- gérer la prise de rendez-vous pour les réunions, en lien avec les unités, et préparer les invitations le cas échéant ;

- réaliser un pré-tri des dossiers ADS (autorisations du droit des sols) et assurer l'intendance des dossiers avant leur entrée dans le circuit d'instruction ;

- gérer la boîte électronique fonctionnelle du service ;

- suivre proactivement les délais sur les avis et procédures à enjeu;

- assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du service ;

- organiser la logistique interne : fournitures, réservation de salles, préparation des réunions ;

- suivre les congés du service pour le compte du responsable ;

- assurer l'archivage papier et électronique des courriers et documents traités ;

- tenir à jour un tableau de suivi des courriers et documents transitant au sein du service ;

- préparer, mettre en forme et transmettre les courriers à signature (direction, préfet) ;

- mettre à jour et organiser les archives du service.

Vous serez placé sous l'autorité du responsable du service.

Contacts internes:

-Liaisons fonctionnelles internes;

-Chefs d'unité;

- SGCD;

- Autres services de la DDTM

Collaborateurs réguliers:

-Agents et cadres

-Relations avec l'extérieur;

-Les services de la Préfecture ;

-Les services de l'État;

-Les acteurs de l'aménagement et bureaux d'études;

-Les usagers et les élus, collectivités.