Assistant de Direction H/F - 64

Sous l'autorité de la directrice, vous serez chargé(e) des missions principales suivantes :

- Assiste la directrice, les directrices adjointes dans l'organisation quotidienne de leur travail, assure l'interface entre les différents interlocuteurs en interne et en externe en matière de circulation, de coordination et de traitement de l'information et contribue au bon déroulement des activités
- Gestion et sécurisation de l'organisation quotidienne du travail de la directrice, des directrices
adjointes
- Gestion de la planification collective, les agendas, les déplacements et l'organisation des réunions de la direction
- Appui à l'équipe de direction (participation et rédaction des relevés de conclusions, tableau
des congés, tableau des astreintes...),
- Gestion du courrier, gestion des boîtes aux lettres fonctionnelles de la direction
- Accueil des visiteurs - Contact avec les interlocuteurs principaux (services préfecture-sous préfecture, directeurs départementaux et régionaux, conseil départemental, ministères et partenaires divers...),
- Préparation des dossiers et suivi des échéances (courriers réservés, bilatérale préfet, collège des directeurs...),
- Traitement du courrier, mise en forme de courriers et documents, classement et archivage des
dossiers et de la documentation,
- Rédaction des arrêtés inhérents à la direction départementale de l'emploi, du travail et des
solidarités au Recueil des actes administratifs.
- Gestion et suivi des parapheurs et vérification des courriers mis à la signature ou au visa de la directrice et des directrices adjointes.
- Appui logistique et matériel lors de réunions, commissions et échéances spécifiques en lien avec le SGC
- Lien avec l'imprimerie pour l'édition d'outils de communication inhérents à la DDETS
- Traitement de dossiers ponctuels et suivi les affaires réservées
- Gestion des frais de déplacement des directrices CHORUS DT

Activités complémentaires :
- Assurer la mission d'assistant(e) prévention pour le site de Pau (15%)