Assistant du Chef de Service H/F - 64

Vos missions au sein de l'unité seront :

- Le secrétariat et l'organisation administrative ;
- L'appui direct au chef de service ;
- La participation aux temps de pilotage ;
- La représentation du service sur certaines thématiques (ex : étude immobilière).

Secrétariat et organisation administrative :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du chef de service et du service.
- Gérer la boîte électronique fonctionnelle du service.
- Organiser la logistique interne : fournitures, réservation de salles pour le chef de service, préparation des réunions.
- Suivre les congés du service pour le compte du responsable.
- Assurer l'archivage papier et électronique des courriers et documents traités.
- Mettre en place un chronogramme des courriers transitant au sein du service.
- Préparation, mise en forme et transmission des courriers à signature (direction, préfet).
- Gestion de l'agenda du chef de service : prise de rendez-vous, anticipation.
- Gestion des archives existantes.

Appui direct au chef de service :
- Répondre aux commandes du service : rédaction de projets de réponses à partir de consignes orales ou écrites du chef de service, puis à terme en autonomie.
- Participation à certaines réunions internes (revues d'activité, réunions hebdomadaires, temps de pilotage). Prise de notes, élaboration ou mise en forme de comptes rendus.
- Suivi ponctuel de bilans, d'enquêtes ou de données administratives à échéances (fiches préfet, réponses SGCD...).
- Préparation des réunions pilotées par le chef de service : ordre du jour, logistique, préparation des supports.
- Assurer le suivi de dossiers prioritaires ou sensibles : centralisation des informations, alertes, relances.
- Aide à la formalisation de bilans, tableaux de suivi, comptes rendus internes.
- Être l'interface avec les services transversaux (direction, SGCD, RH, etc.)

Liaison hiérarchique :

Vous serez placé sous l'autorité du responsable du service.

Contacts internes :
- Liaisons fonctionnelles internes ;
- Chefs d'unité ;
- SGCD ;
- Autres services de la DDTM

Collaborateurs réguliers :
- Agents et cadres
- Relations avec l'extérieur ;
- Les services de la Préfecture ;
- Les services de l'État ;
- Les acteurs de l'aménagement et bureaux d'études ;
- Les usagers et les élus, collectivités, syndicats mixtes en charge des SCoT.